Secretary

توضیحات

• درک خط‌مشی شرکت و همسو نمودن فعالیت‌های واحد/شرکت در رابطه با آن‌ها.
• تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی.
• رعایت دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها.
• پاسخ‌گویی به تلفن متقاضیان ارسال پیام‌های تلفنی و فاکس به مسئول مافوق.
• دریافت فاکس و ارجاع آن به مسئولین مربوطه.
• ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مسئول مافوق.
• برنامه‌ریزی قرار ملاقات و جلسات مسئول مافوق و پیگیری جهت تحقق آن.
• یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات و جلسات به مسئول مربوطه.
• آماده‌سازی دستور جلسه با هماهنگی با مسئول مافوق و ارسال به اعضای جلسه.
• ثبت و مستند نمودن جلسات در صورتجلسه در صورت نیاز.
• آماده‌سازی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی‌شده.
• دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری.
• تدوین گزارش‌های موردنیاز و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید.
• تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید آن.
• نگهداری و بایگانی منظم مستندات کاغذی و الکترونیکی دریافتی و ارسالی نظیر نامه‌ها، فایل‌ها و اسناد مختلف دریافتی.
• پاسخ‌گویی به تماس‌های دریافتی و اعلام نتایج آن مسئول مافوق.
• جمع‌آوری اطلاعات جهت تهیه گزارش‌های موردنیاز مسئول مافوق.
• محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه.
• انجام سایر وظایف محوله از سوی مسئول مافوق.