Office Manager

توضیحات

• مدیر مستقیم: مدیرعامل.
• ساعت‌‌ها و روزهای کاری: شنبه تا چهارشنبه از 8 تا 16؛ پنجشنبه‌ها از 8 تا 12.
• نیاز به سفر کاری: خیر.
• پاداش و مزایا: مطابق با آیین‌نامه‌های داخلی شرکت.
• محل کار: دفتر اصلی شرکت در برج نگار ـ واقع در محدوده میدان ونک.

وظایف:

• سازماندهی امور و کارهای روزانه.
• ایجاد و هماهنگی قرارهای ملاقات و هماهنگی جلسات مختلف درون و بیرون شرکتی.
• هماهنگی و تعیین وقت ملاقات حضوری اشخاص با مدیرعامل.
• پیگیری تلفنی امور جاری با سازمان‌ها، ادارات، نهادها، مؤسسات و غیره.
• رسیدگی و انجام مکاتبات اداری.
• ارائه تمام نامه‌های وارده جهت ملاحظه مدیرعامل به‌ صورت روزانه.
• پیگیری و انجام امور مرتبط با مکاتبات شرکت (ورودی و خروجی).
• تایپ، تدوین و تهیه گزارش‌ها و مکاتبات اداری و یا کمک به تهیه گزارش‌های برنامه‌ریزی‌شده.
• رسیدگی به مرسولات پستی، دورنگارها و ایمیل‌های دریافتی و مدیریت سوالات و تقاضاها.
• پاسخگویی، راهنمایی و یا هدایت ارباب و رجوع به بخش مربوطه.
• پاسخگویی به ارتباطات ذی‌نفعان (تلفنی، حضوری، ایمیل، پیام‌ها و غیره).
• ثبت و انتقال تماس‌های دریافتی به افراد مربوطه.
• پیگیری و اقدام جهت رزرو و تنظیم امور مرتبط با سفرهای مدیران و کارکنان، و مسائل مرتبط با امور حمل‌‌ونقل داخل و بیرون شهری و کارهای مربوط به اقامت.
• سازماندهی رویدادها و کنفرانس‌ها.
• یادآوری وظایف و مهلت‌های مهم به مدیریت.
• برقراری ارتباط با کارکنان، تامین‌کنندگان و مشتریان.
• انجام امور بایگانی به صورت منظم به صورت فیزیکی و سیستمی و محافظت و نگهداری از تمام اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه.
• هماهنگی و ابلاغ تمامی دستورها، پیام‌ها و برنامه‌های مدیرعامل به سایر بخش‌های شرکت.
• پیگیری منظم فعالیت‌های محوله.
• پیگیری اجرای صورتجلسات.
• همکاری با سایر کارکنان برای انجام سایر امور اداری شرکت.
• پیگیری به منظور آماده نمودن و ارسال دستور جلسات.
• گزارش و مرور موارد مهم روزانه با مدیرعامل.