Office Manager

توضیحات

● ساماندهی امور اداری و دفتری. ● دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامه‌ها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی. ● تنظیم برنامه‌های روزانه، جلسه‌ها، ملاقات‌ها، سفرها و بازدیدها. ● تهیه پیش نویس و پیگیری تایپ نامه‌ها و مستندات مورد نیاز. ● جمع‌آوری و استخراج اطلاعات و سوابق مورد نیاز. ● پاسخگویی به تلفن‌ها و مراجعان مربوط. ● اطلاع‌رسانی وقایع و اخبار مرتبط به مقام مافوق در زمان مناسب و کیفیت مطلوب. ● پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه. ● ارائه خدمات دریافت و ارسال پیام‌های الکترونیکی برای مسئولین ذیربط و ثبت و نگهداری سوابق مربوطه. ● نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعمل‌های مربوطه و میزان محرمانگی آن‌ها. ● ابلاغ دستورات صادره به اشخاص و واحدهای تابعه. ● گردآوری اطلاعات و نتایج اقدامات انجام شده در خصوص موارد ارجاعی. ● تشکیل بانک اطلاعاتی از سوابق، مکاتبات، مدارک دفتر و کوشش در نگهداری روزانه آن‌ها. ● آگاه نمودن اعضای شرکت‌کننده در نشست‌ها و کمیسیون‌های مرتبط. ● آماده کردن پیشینه‌ها و پرونده‌های مربوط به کمیسیونها، نشست‌ها و سمینارها برای آگاهی و مطالعه مقام مافوق. ● انجام سایر امور محوله در حوزۀ وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق.