توضیحات
*شرح وظایف و مسئولیت‌ها*
انجام امور جاری دفتر و پیگیری امور اداری محوله در چارچوب وظایف سازمانی
تسلط بر اتوماسیون اداری، ترجیحاً نرم‌افزار فراگستر
دریافت، ثبت، توزیع و پیگیری نامه‌ها، مکاتبات و مستندات اداری
تهیه پیش‌نویس، تایپ و ویرایش نامه‌ها و اسناد اداری
نگهداری و بایگانی فیزیکی و دیجیتال اسناد و مدارک با رعایت اصول محرمانگی
هماهنگی جلسات، قرار ملاقات‌ها و تشریفات مربوط به جلسات
برقراری ارتباط و هماهنگی اداری با کارکنان، مدیران و واحدهای پروژه‌ای
پاسخگویی به تماس‌های تلفنی و مراجعان با رعایت اصول حرفه‌ای و اداری
جمع‌آوری، جست‌وجو، دسته‌بندی و استخراج اطلاعات و سوابق موردنیاز
تسلط بر ابزارهای هوش مصنوعی (AI) جهت جست‌وجو، پردازش و جمع‌بندی اطلاعات و تهیه پیش‌نویس متون اداری
توانایی جست‌وجوی مؤثر در اینترنت و منابع دیجیتال و ارزیابی اولیه اعتبار اطلاعات
آشنایی با نحوه گزارش‌گیری تردد کارکنان از طریق نرم‌افزار کارا
تهیه و به‌روزرسانی بانک اطلاعاتی و همکاری در تدوین گزارش‌های اداری
پیگیری امور محوله، کنترل زمان‌بندی اقدامات و ارائه گزارش به مدیر مربوطه
*شرایط احراز و مهارت‌های تخصصی*
تسلط به مجموعه نرم‌افزارهای Microsoft Office، به‌ویژه Word و Excel
آشنایی عملی با ابزارهای هوش مصنوعی و کاربرد آن‌ها در امور اداری
مهارت در جست‌وجوی اینترنتی، گردآوری و تحلیل اولیه اطلاعات
تسلط بر اصول مکاتبات اداری، بایگانی و تنظیم اسناد
آشنایی با آداب معاشرت، تشریفات و اصول ارتباطات سازمانی
*شایستگی‌های رفتاری*
رازداری، امانت‌داری و تعهد سازمانی
دقت بالا و مسئولیت‌پذیری در انجام امور
توانایی مدیریت هم‌زمان چند وظیفه و اولویت‌بندی فعالیت‌ها
پیگیری مستمر امور تا حصول نتیجه
مدیریت مؤثر زمان و رعایت نظم و انضباط کاری
وقت‌شناسی، خوش‌برخوردی و برخورداری از مهارت‌های ارتباطی مناسب
