Secretary

توضیحات

*شرح وظایف و مسئولیت‌ها*
انجام امور جاری دفتر و پیگیری امور اداری محوله در چارچوب وظایف سازمانی

تسلط بر اتوماسیون اداری، ترجیحاً نرم‌افزار فراگستر

دریافت، ثبت، توزیع و پیگیری نامه‌ها، مکاتبات و مستندات اداری

تهیه پیش‌نویس، تایپ و ویرایش نامه‌ها و اسناد اداری

نگهداری و بایگانی فیزیکی و دیجیتال اسناد و مدارک با رعایت اصول محرمانگی

هماهنگی جلسات، قرار ملاقات‌ها و تشریفات مربوط به جلسات

برقراری ارتباط و هماهنگی اداری با کارکنان، مدیران و واحدهای پروژه‌ای

پاسخگویی به تماس‌های تلفنی و مراجعان با رعایت اصول حرفه‌ای و اداری

جمع‌آوری، جست‌وجو، دسته‌بندی و استخراج اطلاعات و سوابق موردنیاز

تسلط بر ابزارهای هوش مصنوعی (AI) جهت جست‌وجو، پردازش و جمع‌بندی اطلاعات و تهیه پیش‌نویس متون اداری

توانایی جست‌وجوی مؤثر در اینترنت و منابع دیجیتال و ارزیابی اولیه اعتبار اطلاعات

آشنایی با نحوه گزارش‌گیری تردد کارکنان از طریق نرم‌افزار کارا

تهیه و به‌روزرسانی بانک اطلاعاتی و همکاری در تدوین گزارش‌های اداری

پیگیری امور محوله، کنترل زمان‌بندی اقدامات و ارائه گزارش به مدیر مربوطه



*شرایط احراز و مهارت‌های تخصصی*

تسلط به مجموعه نرم‌افزارهای Microsoft Office، به‌ویژه Word و Excel

آشنایی عملی با ابزارهای هوش مصنوعی و کاربرد آن‌ها در امور اداری

مهارت در جست‌وجوی اینترنتی، گردآوری و تحلیل اولیه اطلاعات

تسلط بر اصول مکاتبات اداری، بایگانی و تنظیم اسناد

آشنایی با آداب معاشرت، تشریفات و اصول ارتباطات سازمانی



*شایستگی‌های رفتاری*

رازداری، امانت‌داری و تعهد سازمانی

دقت بالا و مسئولیت‌پذیری در انجام امور

توانایی مدیریت هم‌زمان چند وظیفه و اولویت‌بندی فعالیت‌ها

پیگیری مستمر امور تا حصول نتیجه

مدیریت مؤثر زمان و رعایت نظم و انضباط کاری

وقت‌شناسی، خوش‌برخوردی و برخورداری از مهارت‌های ارتباطی مناسب