مسئول دفتر

توضیحات

شرکت توسعه تجارت کالادشت، در حوزۀ تهیه و تأمین مواد اولیه کارخانجات و فعال در زنجیرۀ فولاد، درخواست استخدام یک مسئول دفتر دارد.

شرح وظایف:

● تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی و گزارش دهی به مدیریت ارشد.
● پاسخ‌گویی به تلفن متقاضیان داخلی و خارجی.
● ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق.
● تماس با مراجعین، کارکنان و مدیران سایر واحدها.
● ارتباط با کارکنان واحدهای مختلف سازمان بر اساس سلسه مراتب سازمانی مطابق چارت سازمانی.
● یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیر مربوطه.
● برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی.
● برنامه‌ریزی قرار ملاقات مدیر مافوق و پیگیری جهت تحقق آن.
● هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی‌شده.
● دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری.
● تدوین گزارش‌های موردنیاز و ارائه به مدیر مافوق.
● تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره طبق دستور مدیر مافوق.
● اخذ تأییدیه محتوای نامه از مدیر مافوق.
● دریافت نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های وارده از برون سازمان.
● شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره.
● نگهداری نامه‌ها در دبیرخانه اداری.
● دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامه‌ها، دورنگارهای واحد به گیرندگان مرتبط.
● کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به‌صورت مستمر.
● پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه.
● پاسخ‌گویی به ارباب و رجوع به‌صورت حضوری.
● برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های مدیر مافوق (نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و غیره).
● ثبت مراجعات حضوری ارباب و رجوع و ارائه گزارش به مدیر مافوق.
● هماهنگی جهت ارسال مرسولات به افراد مشخص‌شده.
● شناسایی تأمین‌کنندگان حمل‌ونقل، چاپ و غیره.
● درخواست تکثیر اسناد و هماهنگی با مرکز تکثیر جهت انجام خدمات تکثیر.
● هماهنگی با تأمین‌کننده جهت دریافت خدمات نظیر آژانس هواپیمایی و غیره.
● ثبت گزارش‌های تنخواه و اعلام به مدیر مافوق.
● جمع‌آوری اطلاعات جهت آماده‌سازی گزارش موردنیاز مدیر مافوق.
● محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه.
● درخواست خرید کالای موردنیاز و ارسال آن به مدیر مافوق.
● همکاری با مدیر واحد در شناسایی منابع موردنیاز جهت تحقق اهداف واحد سازمانی.( طرحریزی بودجه واحد).
● ابلاغ دستورات صادره مدیر مافوق به اشخاص مربوطه.
● ارائه پیشنهادات جهت بهبود فعالیت‌های واحد.
● درخواست اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه جهت حذف عدم انطباق‌های بالفعل و بالقوه.
● انجام سایر وظایف محوله از سوی مدیر مافوق.