توضیحات
● هماهنگ کردن برنامه‌های کاری، مدیریت تقویم و قرار ملاقات‌ها.
● مدیریت تماس‌های تلفنی و مکاتبات (ایمیل، نامه‌ها، بسته‌ها و غیره)، از جمله مرتب‌سازی و مسیریابی نامه‌های دریافتی، پاسخگویی به مکاتبات و آماده‌سازی نامه‌های خروجی.
● حفظ نظم محیط اداری.
● پذیرش مهمانان و راهنمایی تا اتاق جلسه و هماهنگی با میزبان.
● هماهنگی پذیرایی برای ناهار، کمیته‌ها، هیئت‌مدیره و سایر جلسات.
● نظارت بر مخارج دفتر، مدیریت فاکتورها و رسیدگی به قراردادهای خدمات اداری.
● ترتیب رفت‌و‌آمد، اسکان و سفر برای مدیران اجرایی و سایر همکاران.
● انجام وظایف عمومی دفتر مانند تهیه فهرست ملزومات مورد نیاز، سفارش‌ها و مدیریت مصرف و نگهداری سیستم‌ها.
● بررسی و اولویت‌بندی یادداشت‌ها، ارسال‌ها و گزارش‌های دریافتی.
● جمع‌آوری، رونویسی و توزیع صورتجلسات.
● اطمینان از حداکثر بودن کارایی موارد مربوط به دفتر از جمله تجهیزات اداری، اینترنت، چاپگرها، دستگاه‌های کپی و ابزارهای چندرسانه‌ای.
