توضیحات
دستیار اجرایی و هماهنگکننده عملیات
هدف از جایگاه شغلی
هدف از این جایگاه، پشتیبانی از امور اجرایی، اداری و عملیاتی شرکت و اطمینان از انجام بهموقع، دقیق و منظم وظایف محولشده است. این نقش مسئول هماهنگی، پیگیری و اجرای فرآیندهای مرتبط با خرید، ارتباط با تأمینکنندگان، هماهنگی سفارشها، ارسال کالاها و سایر امور اجرایی موردنیاز شرکت خواهد بود.
شرح وظایف و مسئولیتها
۱. امور خرید و تأمین
* شناسایی، بررسی و ارتباط با تأمینکنندگان و فروشندگان.
* دریافت استعلام قیمت، مقایسه گزینهها و ارائه پیشنهاد مناسب.
* هماهنگی و انجام فرآیند خرید کالا و خدمات موردنیاز شرکت.
* پیگیری سفارشها از زمان ثبت تا تحویل نهایی.
* کنترل زمانبندی خریدها و اطلاعرسانی در صورت بروز هرگونه تأخیر یا مشکل.
۲. خریدهای حضوری و بازدیدهای میدانی
* انجام خریدهای حضوری موردنیاز شرکت در صورت نیاز.
* مراجعه به فروشگاهها، شورومها، نمایشگاهها، کارگاهها و انبارهای تأمینکنندگان جهت بررسی کالاها و دریافت اطلاعات.
* بازدید حضوری از محصولات، بررسی کیفیت، مشخصات فنی، رنگ، متریال و سایر ویژگیهای موردنیاز پیش از خرید.
* هماهنگی و حضور در جلسات یا ملاقاتهای مرتبط با فرآیند خرید در صورت نیاز.
* جمعآوری اطلاعات، تصاویر، نمونهها و ارائه گزارش بازدید به مدیریت.
* مقایسه گزینههای موجود و ارائه پیشنهاد بر اساس کیفیت، قیمت، زمان تحویل و نیاز پروژه.
* پیگیری حضوری سفارشها در مواردی که برای تسریع فرآیند یا رفع مشکلات، مراجعه به تأمینکننده ضروری باشد.
۳. هماهنگی با تأمینکنندگان
* برقراری ارتباط حرفهای و مؤثر با فروشندگان، تولیدکنندگان و تأمینکنندگان.
* دریافت اطلاعات، کاتالوگها، نمونهها و مدارک موردنیاز.
* پیگیری مستمر مکاتبات، تماسها و هماهنگیهای مربوطه.
* حفظ ارتباط منظم و مناسب با تأمینکنندگان.
۴. هماهنگی ارسال و تحویل
* هماهنگی ارسال کالاها و مرسولات.
* پیگیری وضعیت سفارشها تا زمان تحویل نهایی.
* هماهنگی با پیک، شرکتهای حملونقل یا سایر ارائهدهندگان خدمات ارسال.
* پیگیری و رفع مشکلات احتمالی در فرآیند ارسال و تحویل.
۵. امور اجرایی و اداری
* انجام امور اجرایی محولشده توسط مدیریت.
* تنظیم، ثبت و بایگانی اطلاعات، فاکتورها، پیشفاکتورها و اسناد مرتبط.
* مدیریت و بهروزرسانی فایلها، اطلاعات و مستندات پروژهها.
* هماهنگی جلسات، برنامهها و پیگیری امور روزانه در صورت نیاز.
* پیگیری امور اداری، هماهنگیهای داخلی و سایر وظایف اجرایی مرتبط با فعالیت شرکت.
۶. پیگیری امور
* پیگیری مستمر تمامی وظایف تا زمان انجام کامل آنها.
* یادآوری، هماهنگی و اطمینان از پیشرفت امور.
* اطلاعرسانی بهموقع در خصوص موانع، تأخیرها یا مشکلات احتمالی.
* ارائه گزارش منظم از وضعیت فعالیتها به مدیریت.
۷. همکاری در سایر امور
با توجه به ماهیت فعالیت شرکت، ممکن است وظایف اجرایی، اداری یا عملیاتی دیگری که در راستای این جایگاه شغلی باشد، توسط مدیریت محول شود. انتظار میرود کارمند با حفظ روحیه همکاری، مسئولیتپذیری و انعطافپذیری، این وظایف را در چارچوب فعالیتهای شرکت انجام دهد.
نحوه همکاری
* همکاری بهصورت عمدتاً دورکاری انجام میشود.
* حضور در محل شرکت حداقل یک روز در هفته (حدود ۳ تا ۴ ساعت) جهت هماهنگی، برنامهریزی، بررسی روند کار و جلسات الزامی است.
* یک روز دیگر در هفته به انجام امور میدانی شامل خریدهای حضوری، بازدید از فروشگاهها، شورومها، کارگاهها، انبارها، تأمینکنندگان، جلسات و سایر هماهنگیهای مرتبط با پروژهها اختصاص خواهد داشت. زمان و برنامه این روز با هماهنگی مدیریت و بر اساس نیاز پروژهها تعیین میشود.
* در صورت افزایش حجم پروژهها یا نیاز به هماهنگی بیشتر، امکان افزایش ساعات یا روزهای همکاری با هماهنگی قبلی وجود خواهد داشت.
انتظارات از این جایگاه
* مسئولیتپذیری، نظم و تعهد در انجام وظایف.
* پیگیری مستمر امور تا رسیدن به نتیجه، بدون نیاز به یادآوری مکرر.
* دقت بالا در ثبت اطلاعات، مستندسازی و انجام جزئیات.
* ارتباط حرفهای، مؤثر و محترمانه با همکاران، تأمینکنندگان و سایر افراد.
* حفظ محرمانگی اطلاعات شرکت، پروژهها و اسناد.
* توانایی مدیریت همزمان چند وظیفه و اولویتبندی امور.
* گزارشدهی منظم و اطلاعرسانی بهموقع در صورت بروز هرگونه مشکل یا تأخیر.
* انعطافپذیری در انجام وظایف مرتبط با حوزه فعالیت شرکت و همکاری مؤثر با مدیریت
نوع استخدام
- نیمه وقت
تحصیلات
رده سازمانی
جزییات
نوع استخدام
- نیمه وقت
تحصیلات
رده سازمانی
