Office Manager

توضیحات

• مدیریت زمان قرار ملاقات‌های مدیران.
• تعیین زمان بازدیدها و حضور در گردهمایی‌ها یا سفرهای کاری.
• پاسخگویی به تلفن‌های خصوصی به دفتر مدیران.
• پاسخگویی به ارباب‌رجوع.
• کنترل ورود و خروج‌ها به داخل دفتر مدیرعامل.
• دسته‌بندی گزارش‌ها و نامه‌های رسیده از بیرون یا سایر بخش‌های شرکت به دفتر مدیرعامل.
• تماس و یادآوری قرار ملاقات‌های سایرین با مدیرعامل.
• پیگیری دستورات صادر شده از سوی مدیران.
• درک خط مشی شرکت و همسو کردن فعالیت‌های شرکت در رابطه با آن‌ها.
• تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی و گزارش‌دهی به مدیریت ارشد.
• یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیر مربوطه.
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی.
• دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری.
• شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره.
• نگهداری نامه‌ها در دبیرخانه اداری.
• کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به صورت مستمر.
• پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه.
• پاسخگویی به ارباب رجوع به صورت حضوری.
• ثبت مراجعات حضوری ارباب رجوع و ارائه گزارش به مدیر مافوق.
• محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه.
• ابلاغ دستورات صادره مدیر مافوق به اشخاص مربوطه.