Administrative Supervisor

توضیحات

ما به دنبال جذب یک سرپرست اداری و پشتیبانی توانمند، باتجربه، منظم و مسئولیت‌پذیر هستیم که علاوه بر تسلط بر امور اداری، توانایی مدیریت امور پشتیبانی، نظارت بر نیروهای خدماتی و مهمانداری و پیگیری امور اجرایی مجموعه را داشته باشد.
فرد موردنظر باید شخصیتی فعال، دقیق، پیگیر و مسئله‌محور داشته باشد و بتواند با قدرت تصمیم‌گیری و مدیریت موثر، امور محوله را تا حصول نتیجه پیش ببرد.

شرح وظایف و مسئولیت‌ها:

برنامه‌ریزی، مدیریت و نظارت بر کلیه امور اداری و پشتیبانی شرکت
سرپرستی و نظارت بر عملکرد نیروهای خدماتی، مهمانداری و کارپرداز
مدیریت فرآیند خرید، تامین ملزومات و پیگیری سفارش‌ها
مدیریت تنخواه، هزینه‌های جاری و کنترل اسناد و فاکتورهای مربوطه
نظارت بر وضعیت ساختمان، تاسیسات و تجهیزات و پیگیری امور تعمیر و نگهداری
طراحی و اجرای چک‌لیست‌های کنترلی و شاخص‌های ارزیابی عملکرد (KPI)
پیگیری درخواست‌ها و امور اجرایی واحدهای مختلف و اطمینان از انجام به‌موقع آن‌ها
شناسایی مسائل و مشکلات اجرایی و ارائه راهکارهای مناسب برای رفع آن‌ها
تهیه گزارش‌های مدیریتی و مستندسازی فرآیندهای اداری و پشتیبانی
شناسایی فرصت‌های بهبود و بهینه‌سازی فرآیندهای اداری و پشتیبانی

شرایط احراز:

حداقل مدرک کارشناسی
حداقل 5 سال سابقه کار مرتبط در امور اداری و پشتیبانی
تجربه سرپرستی و مدیریت نیروهای اجرایی و خدماتی
تسلط و تجربه کار عملی با نرم‌افزار راهکاران
تسلط به مجموعه نرم‌افزارهای Microsoft Office، به‌ویژه Excel و Word
توانایی کار با Excel و آشنایی با فرمول‌ها و توابع کاربردی در سطح متوسط
آشنایی با اصول خرید، تامین ملزومات، تنخواه‌گردانی و کنترل هزینه‌ها
آشنایی با امور تاسیسات، نگهداری و تعمیرات ساختمان
آشنایی با اصول برنامه‌ریزی، مستندسازی و تدوین چک‌لیست‌های کنترلی
مهارت‌ها و شایستگی‌های رفتاری
نظم، دقت و انضباط کاری بالا
قدرت تصمیم‌گیری و حل مسئله
پیگیری موثر امور تا حصول نتیجه
توانایی مدیریت هم‌زمان چندین فعالیت و اولویت‌بندی وظایف
مهارت ارتباطی مناسب و توانایی تعامل با واحدهای مختلف
مسئولیت‌پذیری، چابکی و روحیه کار اجرایی
توانایی مدیریت شرایط پیش‌بینی‌نشده و کنترل موقعیت‌های چالش‌برانگیز
نتیجه‌گرایی و استقلال در انجام وظایف

نکته مهم:
ما به دنبال فردی صرفاً اجرایی یا دفتری نیستیم؛ بلکه به همکاری نیاز داریم که علاوه بر تسلط بر امور روزمره اداری و پشتیبانی، از نگاه مدیریتی و توانایی سیستم‌سازی برخوردار باشد، بتواند بدون نیاز به پیگیری مستمر، مسئولیت امور را بر عهده بگیرد و برای ایجاد نظم، بهبود فرآیندها و افزایش بهره‌وری مجموعه نقش موثری ایفا کند.