Secretary

توضیحات

• پاسخگویی به تماس‌های ورودی آفیس.
• ارتباط دادن تماس‌ها به واحدهای مربوطه.
• دریافت صحیح و به موقع پیام‌ها و ارسال به مخاطبین.
• فراخوان مدیران (مدیرعامل و مدیر منابع انسانی).
• تهیه و بایگانی نامه‌های شرکت (از کلیه بخش‌ها) به مخاطبین شرکت و بایگانی کلیه نامه‌های دریافتی.
• دریافت ایمیل‌های رسمی و بایگانی آن‌ها.
• پاسخگویی به ایمیل‌ها.
• مدیریت نظافت دفتر (حفظ نظافت آشپزخانه و سایر قطعات اداری).
• مدیریت رفت‌وآمد و ورود‌وخروج پرسنل، مهمانان و مدیران.
• به‌روزرسانی فایل مشخصات کارکنان.
• توجه به تاریخ تولد کلیه پرسنل و ارسال پیام تبریک در گروه‌های شرکت و ترتیبات جشن تولد کارکنان آفیس (خرید کیک و هماهنگی با مدیران).
• سفارش غذا و پرداخت آن در صورت نیاز فقط برای مدیرعامل، مدیر فروش، رئیس هیئت مدیره.
• تنخواه گردانی.
• به‌روز نگه داشتن فایل شماره تلفن‌های پرسنل اعم از پرسنل قدیمی و جدید شرکت و مخاطبین شرکت.
• ارسال فکس و دریافت فکس و انتقال آنها به واحدهای مربوطه.
• درخواست پیک و تاکسی یا اسنپ برای مدیران.
• مدیریت خریدهای اداری برای:

1. آشپزخانه.
2. لوازم التحریر.
3. الکترونیکی.
4. شارژ کارتریج.

• گرفتن امضاهای لازم از مدیریت (مدیر کل فروش، مدیر فروش منطقه‌ای، مدیرعامل و رئیس هیئت مدیره).
• انجام امور جهت درخواست ویزا به مدیران هندی و هماهنگی پیک آپ و اقامت در فرودگاه در صورت نیاز.
• مدیریت مصاحبه‌ها و آرشیو مدارک مورد نیاز در این مورد.