Executive Office Manager

توضیحات

یک هلدینگ بورسی و دانش‌بنیان فعال در حوزه صنعت و فناوری، در راستای توسعه ساختار مدیریتی خود، از یک فرد حرفه‌ای، توانمند و نتیجه‌گرا برای تصدی جایگاه مدیر دفتر مدیرعامل دعوت به همکاری می‌نماید.
این جایگاه، مسئولیت مدیریت و هماهنگی جریان امور دفتر مدیرعامل، ارتباط مؤثر میان مدیریت ارشد، شرکت‌های زیرمجموعه و واحدهای سازمانی و همچنین پیگیری امور داخلی و برون‌سازمانی هلدینگ را بر عهده خواهد داشت.

مسئولیت‌ها
مدیریت و سازماندهی امور دفتر مدیرعامل و برنامه‌ریزی جلسات، ملاقات‌ها، مأموریت‌ها و برنامه‌های مدیریتی
ایجاد ارتباط و هماهنگی مؤثر میان مدیرعامل، هیئت‌مدیره، شرکت‌های زیرمجموعه، مدیران و کارکنان هلدینگ
پیگیری مصوبات، تصمیمات و امور ارجاعی مدیرعامل تا حصول نتیجه و ارائه گزارش‌های لازم
مدیریت و پیگیری مکاتبات، قراردادها، اسناد و فرآیندهای اداری و سازمانی
مدیریت و پیگیری امور برون‌سازمانی با وزارتخانه‌ها، سازمان‌ها، ادارات، نهادهای دولتی و عمومی و سایر ذی‌نفعان
مدیریت ارتباطات و هماهنگی‌های مرتبط با مشتریان، شرکای تجاری و سایر ذی‌نفعان کلیدی
برنامه‌ریزی و هماهنگی نمایشگاه‌ها، همایش‌ها، رویدادها و مأموریت‌های سازمانی
دریافت، تجمیع و پیگیری گزارش‌های واحدهای مختلف و انعکاس موارد مهم به مدیریت ارشد
شناسایی موانع و چالش‌های اجرایی، پیگیری راهکارهای رفع آن‌ها و کمک به تسهیل فرآیندهای سازمانی
نظارت بر فرآیندهای اداری و امور مرتبط با کارکنان و هماهنگی میان واحدهای ذی‌ربط
مدیریت و پیگیری امور مرتبط با بودجه و هزینه‌های دفتر مدیرعامل
حفظ و صیانت از اطلاعات و اسناد محرمانه مدیریتی و سازمانی

سامانه‌ها و ابزارهای سازمانی
تسلط بر سامانه‌های اداری و کسب‌وکار از قبیل جامع روابط کار، بهین‌یاب، سامانه یکپارچه کارت بازرگانی، سامانه ستاد، ثبت من، جامع تجارت، روزنامه رسمی، راهکاران سیستم و سایر سامانه‌های مرتبط، مزیت مهم محسوب می‌شود.

شرایط و شایستگی‌ها
حداقل مدرک کارشناسی در رشته‌های مدیریت، مهندسی صنایع، مدیریت بازرگانی، روابط عمومی یا رشته‌های مرتبط
حداقل 2 سال سابقه کار مرتبط و ترجیحاً سابقه فعالیت در دفتر مدیرعامل، مدیریت ارشد، هلدینگ‌ها یا شرکت‌های بزرگ
توانمندی بالا در مدیریت، برنامه‌ریزی، سازماندهی و پیگیری هم‌زمان چند موضوع
مهارت حرفه‌ای در مکاتبات، گزارش‌نویسی و تهیه مستندات مدیریتی
توانایی برقراری ارتباط مؤثر با مدیران ارشد، سازمان‌های دولتی و عمومی و ذی‌نفعان تجاری
تسلط بر مجموعه Microsoft Office به‌ویژه Word، Excel و PowerPoint
تسلط مناسب به زبان انگلیسی
برخورداری از قدرت تحلیل، تصمیم‌گیری، حل مسئله و مدیریت شرایط پرفشار
دقت بالا، پیگیری مستمر، نظم، مسئولیت‌پذیری و رازداری
برخورداری از بلوغ حرفه‌ای و توانایی تعامل در سطح مدیریت ارشد مزیت محسوب می‌شود.
سابقه همکاری مستقیم با مدیرعامل یا اعضای هیئت‌مدیره
تجربه فعالیت در هلدینگ‌ها و شرکت‌های بورسی یا صنعتی
آشنایی با فرآیندهای سازمانی و برون‌سازمانی شرکت‌های بزرگ
تجربه کار با سامانه‌های دولتی و تجاری
توانایی مکاتبات و ارتباطات حرفه‌ای به زبان انگلیسی