مسئول دفتر

توضیحات

• پاسخگویی مناسب به تلفن‌های دفتر و مراجعین حضوری.
• هماهنگی و تعیین وقت ملاقات حضوری اشخاص با مدیرعامل.
• تنظیم برنامه ملاقات و جلسه‌های داخلی و خارجی مدیرعامل.
• ارائه نامه‌های وارده جهت ملاحظه و مدیرعامل به‌صورت روزانه.
• ابلاغ دستورات، نامه‌ها و مراسلات به واحدهای ذیربط حسب مورد.
• پیگیری به منظور آماده نمودن و ارسال دستور جلسات.
• پیگیری تلفنی امور محوله با سازمان‌ها، ادارات، نهادها و مؤسسات دولتی و غیره.
• گزارش موارد مهم روزانه به مدیرعامل.
• انجام اقدامات لازم به منظور تعیین وقت جلسات.
• تنظیم صورت‌جلسات مربوطه.
• تهیه پیش‌نویس مکاتبات و نامه‌های ضروری.
• جمع‌آوری و آماده نمودن اطلاعات مورد نیاز مدیریت و تهیه گزارش‌های و جداول آماری برای جلسات.
• انجام پیگیری‌های لازم جهت تایپ نامه‌های فوری و ضروری مربوطه از طریق مسئول دفتر.
• انجام سایر امور ارجاعی مرتبط با شغل.
• هماهنگی و انجام مقدمات سفر (رزرو بلیط و هتل).
• بایگانی مکاتبات (کاغذی و الکترونیکی) انجام شده و صورت جلسات دفتر مدیریت به صورت منظم با رعایت نظام آراستگی 5s.
• تهیه بسته‌های تبلیغاتی دفتر مدیریت.
• تهیه، تدوین و اجرای تقویم مراسم داخل سازمان.
• جوابگویی به تلفن و دریافت و مخابره پیام‌های تلفنی و فکس ،پست و غیره به مدیر مافوق
• کنترل روزانه صندوق پستی، ایمیل‌ها و سایر مبادی دریافت مکاتبات.
• توزیع و ارجاع نامه‌هایی که از درون و بیرون به دفتر مدیریت ارسال می‌شود.
• بایگانی نامه‌ها، مدارک ،مستندات وپیام‌های الکترونیکی و کاغذی و اسناد محرمانه.
• انجام هماهنگی‌های لازم برای تشکیل جلساتی که مدیر در آن عضویت و مشارکت دارد.
• هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات.
• تایپ، تهیه صورتجلسه‌ها، مکاتبات اداری مورد نیاز و دعوتنامه‌های مرتبط با جلسات مدیران.
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های مدیر مافوق (نظیر آژانس هواپیمایی و محل اقامت).
• جوابگویی به ارباب‌رجوع و در صورت نیاز تنظیم اوقات مدیر برای ملاقات‌ها با آن‌ها.
• برخورد مناسب با مراجعین وخوش‌رو و خوش برخورد عمل کردن در هنگام صحبت با مراجعین و پاسخگویی کامل به آن‌ها.
• پیگیری دستورهای صادره از مدیر در واحد‌های شرکت و سازمان‌ها و ادارات دیگر تا حصول نتیجه.
• همکاری با سایر همکاران در شرکت طبق دستور مدیرعامل.
• تهیه و تنظیم گزارشات لازم مطابق دستور و ارائه آن به مافوق.
• انجام سایر امور محوله از طرف مافوق در ارتباط با شغل.