Office Secretary

توضیحات

● درک خط‌مشی شرکت و همسو نمودن فعالیت‌های واحد و شرکت در رابطه با آن‌ها.
● تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی.
● رعایت دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها.
● پاسخ‌گویی به تلفن متقاضیان ارسال پیام‌های تلفنی و فاکس به مسئول مافوق.
● ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مسئول مافوق.
● یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات و جلسات به مسئول مربوطه.
● دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری.
● تدوین گزارش‌های موردنیاز و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید.
● تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید آن.
● ارسال نامه‌های تائید شده به گیرندگان مشخص‌شده (از طریق ایمیل، پست، پیک و غیره).
● کنترل منظم ایمیل شرکت و هماهنگی با مسئول مافوق جهت پاسخ‌گویی به آن.
● دریافت نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های وارده از برون سازمان.
● شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره.
● نگهداری و بایگانی منظم مستندات کاغذی و الکترونیکی دریافتی و ارسالی نظیر نامه، فایل‌ها و اسناد مختلف دریافتی.
● پاسخ‌گویی به تماس‌های دریافتی و اعلام نتایج آن مسئول مافوق.
● پیگیری کارهای محوله از طرف مسئول مافوق تا حصول نتیجه.