● دریافت سیاستها و برنامه کاری از مدیر پروژه. ● برنامهریزی دقیق و لحظه به لحظه تقویم مدیر پروژه و به روز نگه داشتن آن و یادآوری رویدادها به مدیر پروژه. ● سازماندهی و پشتیبانی واحد پروژه از قبیل فراهم نمودن امکانات لازم در حین سفرها، جلسات، بازدیدهای ویژه و تشریفات. ● هماهنگی برگزاری جلسات مدیر پروژ ه به عنوان دبیر جلسات، شامل دعوت از افراد شرکت کننده به جلسه، مدیریت زمان و تنظیم صورت جلسه. ● هماهنگی جلسات عمومی و همایشهایی که مدیر پروژه قصد شرکت در آنها را دارد. ● ابلاغ دستور و مصوبات مدیر پروژه و پیگیری اجرای دستورات ایشان. ● آماده کردن سوابق و مدارک مورد نیاز جلسات برای اطلاع و مطالعه قبلی مدیر پروژه. ● تهیه پیشنویس و تایپ برخی از نامهها و گزارشها و جدولها با توجه به اختیارات و دستورات دریافتی. ● پیگیری و آماده کردن نامههای طبقه بندی شده و گزارشها جهت ارائه به مراجع مختلف از طرف مدیر پروژه. ● پاسخگویی به مراجعین واحد پروژه و راهنمایی آنان به واحدهای ذیربط و در صورت لزوم به مدیر پروژه. ● تنظیم پوشه نامههای الکترونیک و کارتابل مدیر پروژه. ● مدیریت فعالیتهای منشیگری واحد پروژه، شامل تماسهای تلفنی و پاسخگویی مناسب. ● پیگیری انجام فعالیتهای اداری مورد نیاز مدیر پروژه. ● مدیریت عملکرد کاری خود و گزارش به مدیر پروژه. ● حضور مرتب در محل کار و برنامهریزی به منظور اجرای وظایف محوله.
پیشنیازها
● داشتن حداقل مدرک کارشناسی.
● داشتن حداقل پنج سال سابقۀ کاری مرتبط.
● توانایی انتقال اطلاعات حساس و محرمانه.
● مهارت در ارتباطات کلامی و شنیداری.
● توانایی ثبت و ضبط جلسات به صورت خلاصه و دقیق.
● توانایی مدیریت استرس در شرایط تحت فشار.
● توانایی انجام چندین وظیفه به صورت همزمان با حفظ آرامش.
● توانایی ایجاد مستندات دقیق و استاندارد.
● توانایی تهیه گزارشها، نامهها، فهرست اقدامات، برنامهها، زمانبندی و غیره.
● ارتباطات مناسب همراه با اعتماد به نفس در برخورد با مدیران ارشد داخلی یا خارجی.
● فن بیان مناسب.