● ساماندهی امور اداری و دفتری. ● دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامهها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی. ● تنظیم برنامههای روزانه، جلسات، ملاقاتها، سفرها و بازدیدها. ● تهیه پیشنویس و پیگیری تایپ نامهها و مستندات مورد نیاز. ● جمعآوری و استخراج اطلاعات و سوابق مورد نیاز. ● پاسخگویی به تلفنها و مراجعان مربوط. ● اطلاعرسانی وقایع و اخبار مرتبط به مدیر دفتر در زمان مناسب و کیفیت مطلوب. ● پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه. ● ارائه خدمات دریافت و ارسال پیامهای الکترونیکی برای مسئولین ذیربط و ثبت و نگهداری سوابق مربوطه. ● نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعملهای مربوطه و میزان محرمانگی آنها. ● ابلاغ دستورات صادره به سایر بخشها و کارمندان شرکت. ● گردآوری اطلاعات و نتایج اقدامات انجام شده درخصوص موارد ارجاعی. ● تشکیل بانک اطلاعاتی از سوابق، مکاتبات، مدارک دفتر و کوشش در نگهداری روزانه آنها. ● انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق.
پیشنیازها
● روابط عمومی بالا.
● اعتمادبهنفس بالا.
● مسئولیتپذیری.
● توانایی مدیریت استرس.
● داشتن خلاقیت.
● توانایی مدیریت زمان.
● مسلط به انجام کارهای همزمان.
● مسلط به مایکروسافت آفیس.
● آشنایی با زبان انگلیسی.
● توانایی انجام مکاتبات اداری.
● آشنایی با تایپ فارسی و انگلیسی.
● توانایی گزارش دهی.
● آشنایی با نرم افزارهای گرافیکی.
● خوشرو بودن و رفتار محترمانه.
● حافظه خوب و حضور ذهن.
● صبر و تحمل بالا.
● رازداری در فعالیتهای اداری.
● رعایت انضباط کاری و وقتشناسی.
● متعهد به انجام فعالیتهای محوله با دقت و کیفیت.