Office Manager

توضیحات

مسئولیت‌ها:

● ساماندهی امور اداری و دفتری حوزۀ مدیرعامل.
● دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامه‌ها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی.
● تنظیم برنامه‌های روزانه، جلسه‌ها، ملاقات‌ها، سفرها و بازدیده.
● تهیه پیش‌نویس و پیگیری تایپ نامه‌ها و مستندات مورد نیاز.
● اطلاع رسانی وقایع و اخبار مرتبط به مدیرعامل در زمان مناسب و کیفیت مطلوب.
● پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه.
● گردآوری اطلاعات و نتایج اقدامات انجام شده درخصوص موارد ارجاعی.
● تشکیل بانک اطلاعاتی از سوابق، مکاتبات، مدارک دفتر و کوشش در نگهداری روزانه آن‌ها.
● رسیدگی به کلیه تماس‌های تلفنی، سؤالات، بازدیدکنندگان و مکاتبات ورودی و مسیر مطابق آن.
● انجام وظیفه به عنوان نقطه تماس بین مدیران اجرایی و همکاران داخلی یا خارجی.
● آماده‌سازی گزارش‌ها و ارائه‌های مرتبط.
● حفظ سیستم بایگانی و پایگاه‌داده فعلی و جستجوی راه‌هایی برای بهبود سیستم‌های فعلی.
● سازماندهی و هماهنگی جلسات و کنفرانس‌ها.
● انجام هماهنگی‌های لازم سفر و مأموریت‌های کارشناسان و مدیران.
● انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مدیرعامل.
● مدیر مستقیم: مدیرعامل و مدیر اداری.
● محل کار: شرکت بازرگانی در حوزۀ کشاورزی در محدوده ونک.
● مدت قرارداد آزمایشی: ۱ ماه.
● ساعت‌ها و روزهای کاری: شنبه تا چهارشنبه از 9 صبح تا 5 عصر؛ پنجشنبه‌ها از 9 صبح تا 1 ظهر.