● ممارست در جهت تحقق اهداف سازمانی کارفرما. ● پاسخگویی به متقاضیان و کاربران و مراجعین خدمات کارفرما و تماسهای تلفنی، پیامک، شبکه های اجتماعی، سایت و ایمیلهای آنها و متعاقباً ثبت درخواستها و تماسها و اطلاعرسانی و ارسال پیامهای تلفنی و فاکس و ایمیل به کارفرما بنا به دستور ایشان. ● پیگیری و دریافت پرداخت های خدمات ارائه شده در کلینیک، به روز بودن کلیه اطلاعات پرداختی و جداول مرتبط، ارائه گزارش مالی روزانه، هفتگی و ماهیانه به کارفرما. ● انجام فرایند برنامهریزی قرارهای ملاقات و جلسهها مرتبط با کارفرما و یادآوری زمان تشکیل جلسات و صورت جلسه کردن مشروح آنها حسب نظر ایشان. ● آمادهسازی دستورجلسات و قراردادها مطابق با ساختار مورد نظر کارفرما پس از هماهنگی با ایشان و ارسال آن به مدعوین جلسه (در صورت وجود). ● آمادهسازی اتاق جلسات و اطمینان قطعی از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری هریک از جلسههای برنامه ریزی شده. ● تدوین گزارشهای موردیِ مورد انتظار کارفرما و ارائه به ایشان در زمان مورد انتظار و متعارف. ● نگارش، تدوین پیشنویس نامههای کارفرما و ارائه به ایشان جهت تأیید و النهایه، اِعمال نظرات تکمیلی و ارسال نامههای تائید شده به مخاطب حسب مورد از طریق ایمیل، پست، پیک، فاکس و غیره. ● پیگیری منظم کلیۀ صندوقهای ارتباطی کارفرما اعم از داده پیام و فیزیکی و اطلاع مراتب به ایشان. ● دریافت نامههای درونسازمانی و شمارهگذاری آنها و حسب مورد بایگانی یا ارسال به بخش دیگر سازمان. ● در راستای بندهای فوق، بایگانی منظم مستندات کاغذی و الکترونیکی دریافتی و ارسالی نظیر نامه و سایر اسناد دریافتی دیجیتال و فیزیکی. ● کنترل موجودی اقلام مصرفی کلینیک به صورت مستمر و هماهنگی جهت خرید کالای اداری مورد نیاز. ● تکمیل فرم گزارش ورود و خروج (تایم شیت) حسب دستور کارفرما. ● برنامهریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریتهای کارفرما و کارکنان ایشان بنا به مورد و حسب دستور کارفرما. ● هماهنگی با تأمینکنندۀ خدمات نظیر آژانس هواپیمایی، پیک و غیره جهت خرید خدمات یا محصولات. ● تنخواهگردانی بر اساس مبالغ تخصیصیافته به تنخواه کلینیک و اعلام گزارش کامل آن به کارفرما و پرداخت قبوض مرتبط با کارفرما و سازمان ایشان بر اساس تنخواه مذکور و در تمام این موارد، دریافت و جمعآوری فاکتور برای هزینهها و خریدهای انجامشده. ● اخذ رسید تحویل اسناد و مدارک در زمان تحویل آن به گیرنده. ● تکثیر اسناد و مدارک در صورت نیاز اعم از کپی یا پرینت با دستگاه. ● نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه. ● محافظت و حفظ سلامت اموال مورد استفاده نظیر رایانه، میز و غیره. ● انجام سایر دستورات صادر شده از سوی کارفرما.
پیشنیازها
● درک صحیح و دقیق خطمشی کارفرما و تلاش در جهت همسو کردن فعالیتهای ایشان در رابطه با آن سیاستها.
● داشتن مدرک کارشناسی یا کارشناسی ارشد.
● داشتن حداقل سه سال سابقۀ کاری.
● مسلط به مایکروسافت آفیس.
● مسلط به فوتوشاپ و سایر نرمافزارهای مرتبط.
● توانایی انجام کار گروهی.
● توانایی رهبری.
● روابط عمومی بالا.
● خوش اخلاق و صبور.