توصیه‌هایی از جف بزوس، مارک زاکربرگ و دیگران در جهت افزایش بهره‌وری

یک مدیر عامل به طور متوسط حدود ۵۸ ساعت در هفته کار می‌کند. این یعنی یک مدیر عامل در روزهای کاری باید حدود یازده ساعت بیشتر از کارمندان خود کار کند و شش ساعت از زمان فراغت خود در آخر هفته‌ها را نیز به کار اختصاص بدهد. با این حال، رسیدگی و انجام امور مربوط به یک مجموعه از طریق روش‌های معمول در این مدت زمان کوتاه در عمل غیر ممکن است. از این رو، مدیران موفق ترفندها و راهکارهای افزایش بهره‌وری خاصی برای خودشان دارند.

در این مقاله قصد داریم ۹ تا از راهکارهای افزایش بهره‌وری که مدیران مشهور شرکت‌های موفق به کار می‌برند را به شما معرفی کنیم.

تسهیل روند تصمیم گیری

کمتر مدیر عاملی به اندازه جف بزوس، مدیر عامل آمازون و واشنگتن پست نیاز به تصمیم‌گیری‌های حیاتی دارد. مطمئناً تصمیم‌گیری در سطح کلان امری وقت‌گیر و طاقت فرسایی است. به همین دلیل جف بزوس، قانونی چهار تبصره‌ای را برای تسهیل روند تصمیم‌گیری‌ها و افزایش بهره‌وری ابداع کرده است که به ترتیب زیر هستند:

تبصره اول

یکی از راهکارهای افزایش بهره‌وری این است که فکر اتخاذ یک روند مشخص برای همه تصمیمات را از ذهن خود بیرون کنید. بسیاری از تصمیم‌ها به سادگی قابل تغییر یا بازگشتند. لازم نیست انرژی زیادی برای این تصمیمات صرف کنید. در چنین شرایطی سریع تصمیم بگیرید و اگر عواقب آن با انتظاراتتان مغایرت داشت تصمیم‌تان را عوض کنید.

تبصره دوم

تنها زمانی درباره موضوعی تصمیم بگیرید که به ۷۰% اطلاعات ضروری درباره آن دسترسی دارید. اگر برای دسترسی به اطلاعات بیشتر تصمیم‌گیری را به تعویق بیاندازید، به احتمال زیاد سرعت کارتان کمتر خواهد شد.

تبصره سوم

از نیروهایتان بخواهید که در عین مخالفت، کاری که می‌خواهید را انجام دهند. اگر معتقدید که کار خاصی باید انجام شود، اما اعضای تیمتان هنوز برای انجام آن کار متقاعد نشده‌اند از آن‌ها بخواهید که علی‌رغم مخالفت، کار خواسته شده را انجام دهند.

تبصره چهارم

هرچه زودتر ناهماهنگی‌ها را شناسایی کنید. زمانی که تیم‌های مختلف شرکت به شکلی هماهنگ در جهت اهداف سازمان حرکت نمی‌کنند، این وظیفه شماست که هر چه زودتر این مشکل به وجود آمده را برطرف کنید زیرا اعضای تیم‌ها هرچقدر هم با یکدیگر گفتگو کنند، نتیجه‌ای جز خستگی حاصل نخواهد شد. در این مرحله، شما باید وارد شوید و تصمیم نهایی‌تان را به همه تیم‌ها اعلام کنید تا همه کارکنان خود را با اهداف شرکت هماهنگ کنند.

فرآیند استخدام شرکت تان را مدیریت کنید

ریتم خودتان را پیدا کنید

جک دورسی، مدیر عامل توئیتر و اسکوئر، روزانه نزدیک به ۱۶ ساعت کار می‌کند. او ناچار است برای مدیریت هر دو شرکت برنامه زمان‌بندی دقیقی داشته باشد. وی در این باره توضیح می‌دهد:

دوشنبه‌ها در هر دو شرکت به مدیریت سازمان و مسائل داخلی آن می‌پردازم. سه‌شنبه‎ها بر روی محصول تمرکز می‌کنم. چهارشنبه‌ها نیز بر روی مسائل بازاریابی و روابط عمومی وقت می‌گذارم. پنج‌شنبه‌ها را نیز به برنامه‌نویسان و شرکای تجاری اختصاص می‌دهم. جمعه‌ها نیز روز رسیدن به امور شرکت و استخدام است. شنبه‌ها استراحت می‌کنم و یک‌شنبه‌ها نیز اقدامات هفته گذشته را بررسی و ارزیابی می‌کنم.

اگرچه او می‌داند که در طول روز مسائل غیرمنتظره‌ای از حوزه‌های دیگر نیز بروز خواهند کرد که به رسیدگی او نیاز دارند، اما تلاش می‌کند که با رفع و رجوع سریع این مسائل غیرمترقبه، فعالیت خود را بر روی کارهای اصلی‌اش متمرکز کند. مطمئناً همه افراد می‌دانند که تا چه روزی باید کارهای خود را تحویل دهند، در هفته گذشته چقدر از کارهای خود را انجام داده‌اند و تا هفته بعد باید چه مقداری از آن را به پایان برسانند.

پیش از سایر کارکنان سر کار بروید

سحرخیزی یکی از مهم‌ترین راهکارهای افزایش بهره‌وری است. اگر می‌خواهید به همه کارهایتان رسیدگی کنید، قبل از دیگر کارکنان سر کار بروید. سالی کراوچک، مدیر عامل پلت‌فرم مالی الوست، کار خود را ساعت ۴ صبح شروع می‌کند. وی در این باره توضیح می‌دهد:

از نظر من ارزشمندترین کالا در کسب و کار، زمان است. من فهمیده‌ام زمانی بیشترین بهره‌وری را خواهم داشت که بین زمانی که با دیگران سپری می‌کنم و زمانی که به تنهایی با خودم فکر می‌کنم، تعادل برقرار کنم.

سالی کراوچک زمانی تلاش کرد که روزهای جمعه خود را برای چنین کارهایی خالی کند، اما ایمیل‌هایی که دریافت می‌کرد تمرکز او را از بین می‌برد. به همین دلیل تصمیم گرفت که روز کاری خود را پیش از دیگران آغاز کند. او معتقد است:

در ساعات ابتدایی روز، ذهنم به خوبی کار می‌کند. در این ساعات، ذهن هنوز درگیر مسائل و اتفاقات روز نشده است. به علاوه، از اینکه خانواده‌ام در طبقه بالا در آرامش خوابیده‌اند و من مشغول کار هستم، احساس آرامش عجیبی دارم. درست در ساعات اولیه روز است که بیشتریم ایده‌ها به سراغ من می‌آیند.

زمان را از دست ندهید

گری کلر، بنیان‌گذار وب‌سایت خرید و فروش املاک کلر ویلیامز، به جای پرداختن به مسائل حاشیه‌ای، چهار ساعت ابتدایی روز خود را به اهداف سالانه‌اش اختصاص می‌دهد.

او هر سال یک هدف بزرگ را به عنوان هدف سال خود انتخاب می‌کند. به این ترتیب، همه چیزهای دیگر برای او ضروری یا آسان تلقی می‌شود. وی در این باره می‌گوید:

مساله کلیدی زمان است. موفقیت تدریجی به دست می‌آید و برای رسیدن به آن هر روز باید یک قدم برداشت.

درهای مجازی را ببندید

اپن آفیس رویکرد مدرنی در طراحی دفاتر کار تلفی می‌شود، اما واقعیت این است که حواس پرتی و وقفه‌های گوناگون به قدری زیاد است که می‌تواند خلاقیت شما را از بین ببرد.

مایکل پرایر، مدیر عامل نرم افزار مدیریت پروژه ترلو، کارمندان خود را تشویق می‌کند که با خاموش کردن اپلیکیشن و ایمیل خود و نصب یک کاغذ روی میز مزاحم همکارانشان نشوند.

وقفه‌هایی که در کار ایجاد می‌شوند نه تنها زمان زیادی از یک پروژه را هدر می‌دهند، بلکه زمان بیشتری را برای بازگشت ذهنی شما به موضوع اصلی می‌گیرند. وی در این زمینه می‌گوید:

هر بار که زمینه ذهنی شما عوض می‌شود، ناچارید هزینه زیادی بابت آن بپردازید. زمان منبع بسیار محدودی است. بنابراین باید آن را به کارهای مهم اختصاص دهیم.

زندگی خصوصی و کاری را از هم جدا کنید

برای سوزان واجکیکی، مدیرعامل یوتیوب، اینکه بتواند شام را در کنار خانواده اش صرف کند بسیار مهم است. به همین خاطر او محل کار خود را در زمان مناسب ترک می‌کند تا بتواند بدون درگیری ذهنی، وقت خود را به خانواده‌اش سپری کند.

ما سعی می‌کنیم یک قانون کلی را رعایت کنیم و آن قانون این است که بین ساعت ۶ و ۹ بعد از ظهر ایمیل خود را چک نکنیم زیرا اگر تلفن همراهتان را برای چک کردن ایمیل به دست بگیرید، جدا شدن از دنیای مجازی برایتان بسیار دشوار خواهد بود.

او در ادامه می گوید که جدا شدن از محیط مجازی نه تنها باعث جدا شدن زندگی حرفه‌ای و شخصی می شود، بلکه فضای ذهنی بسیار بازتری را برای خلاقیت و بهره وری او فراهم می آورد.

موفقیت به ساعاتی که کار می کنید ارتباطی ندارد. اگر بیست و چهار ساعته کار کنید، هیچ ایده جدید و جذابی به سراغتان نخواهد آمد.

در جستجوی اینباکس خالی!

ایمیل می تواند قاتل زمان شما باشد. الیوت وایبلوث، مدیر عامل شرکت خدمات مالی های تاور، می گوید:

ایمیل یک ابزار یک طرفه است. هر شخصی می‌تواند هر وقت بخواهد بدون نیاز به اجازه شما چیزی را به ایمیل شما ارسال کند. اینکه شما به دیگران اجازه دهید هر طور می‌خواهند قسمتی از وقت شما را با ارسال یک ایمیل بگیرند نه تنها عاقلانه نیست، بلکه باعث می‌شود شما مدام با حواس پرتی‌های مختلف مواجه شوید.

برای اینکه این موفق شوید کنترل ایمیل‌های خود را به دست بگیرید، الیوت وایبلوث یک راهکار سه مرحله ای را پیشنهاد می کند:

  • عضویت خود در تمام خبرنامه‌ها را لغو کنید.
  • ایمیل‌هایی که از مفید بودنشان مطمئن نیستید را بلافاصله پاک کنید. اگر مطلب مهمی در آنها باشد، فرستنده با شما پیگیری خواهد کرد.
  • وقت‌تان را با دسته‌بندی ایمیل‌ها هدر ندهید. سرویس جستجوی ایمیل‌تان به راحتی ایمیل‌هایی که به آن ها نیاز دارید را به شما نمایش خواهد داد.

تنها با انجام دادن این سه کار اینباکس ایمیل شما به مراتب خلوت‌تر می‌شود. به این ترتیب، هر پیامی که در اینباکس شما باقی می‌ماند یا کاری است که باید انجام دهید یا خبری است که باید در جریان آن باشید.

ابتدا از آسان‌ترین کار شروع کنید

حتماً شما هم شنیده‌اید که قورت دادن قورباغه باعث می‌شود زمان باقی‌مانده از روز آسان به نظر بیاید. با این حال مارک زاکربرگ، مدیرعامل معروف فیس بوک، مخالف این ایده است.

فکر می‌کنم قانون ساده کسب و کار این است که اگر ابتدا کارهای ساده‌تر است را انجام دهید، امکان پیشرفت‌تان بیشتر خواهد شد.

رهایی از کارهای ساده باعث می‌شود سایر امور طبق روال عادی انجام شود و مدیریت بیشتری بر روی زمانتان خواهد بود. این حرکت سبب می‌شود انرژی لازم برای انجام کارهای بزرگتر را داشته باشید.

موبایلتان را سایلنت کنید

به عنوان یک مدیرعامل، درخواست های زیادی از خارج از سازمان به سمت شما خواهد آمد. برای ایوان مازور، بنیان‌گذار و مدیر عامل پلتفرم آنلاین مارکتینگ اومتریا، بهترین راهکار افزایش بهره‌وری در این است که او چگونه زمانش را به کارهای مختلف تخصیص دهد.

تلفن‌ها، پیام‌ها و …کنترل زمان را از شما می‌گیرند. اگر فردی با شما تماس بگیرد و شما پاسخ دهید یعنی شما در زمانی که برای آن‌ها مناسب است با آن ها صحبت می‌کنید نه زمانی که برای خودتان مناسب است. اما وقتی موبایلتان سایلنت باشد کنترل زمان با شماست.

شما تماس‌های از دست رفته خود و پیام ها را بعداً چک می‌کنید و در زمانی که خودتان انتخاب می‌کنید به این تماس‌ها پاسخ می‌دهید. در عوض، در زمان باقی‌مانده کاملاً بر روی کاری که انجام می‌دهید تمرکز خواهید داشت. اگر هر چند ساعت موبایلتان را چک کنید، تقریباً هیچ تماس مهمی را از دست نخواهید داد.منبع: FastCompany

ارسال دیدگاه

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.